Офис-менеджер - Санкт-Петербург

«Алтэк» – одна из наиболее динамично развивающихся компаний в сфере комплексного оснащения предприятий питания и торговли. Была образована в 2008 году. «Алтэк» предлагает широкий спектр продукции и услуг, в том числе технологическое проектирование пищевых цехов, монтаж и сервисное обслуживание техники. Компания активно работает во всех регионах России и странах СНГ.
Основное направление деятельности «Алтэк» – поставка профессионального кухонного оборудования, посуды и инвентаря.
amp;nbsp;   Мы ищем организованного и ответственного специалиста, который возьмёт на себя координацию административных и хозяйственных процессов в компании.
Обязанности:
Материально‑техническое обеспечение:
— закупка  и  учёт  канцелярских  товаров,  бытовой  химии,  напитков,  расходных  материалов  для  оргтехники;

— взаимодействие с подрядчиками и поставщиками услуг (интернет, связь, клининг, техобслуживание).

Работа с оргтехникой:
— контроль  состояния  офисной  техники (принтеры,  сканеры,  телефоны  и  т. д.);

— организация  обслуживания  и  ремонта  оборудования.

Хозяйственное обслуживание:
— обеспечение  чистоты  и  порядка  в  офисе;

— координация  работы  клининговой  службы.

Документооборот:
— приём,  регистрация  и  распределение  входящей  корреспонденции (бумажной  и  электронной);

— подготовка  и  отправка  исходящих  документов,  контроль  сроков  исполнения;

— ведение внутренней документации: журналов, табелей учёта рабочего времени

— оформление  пропусков,  разрешений,  доверенностей;

— архивирование документов, обеспечение их сохранности и конфиденциальности;

— работа  с  электронными  системами  документооборота (СЭДamp;nbsp;CRM, ERP (например, «1С: Предприятие»);

— отправка  через  ЭДО  договоров,   спецификаций,  счетов;

— регистрация  и  отправка  писем  через «Почту  России».

Организация мероприятий и встреч:
— планирование  и  организация  встреч,  совещаний,  переговоров:  бронирование  переговорных  комнат,  подготовка  материалов,  оповещение  участников;

— организация  обучения  и  тренингов (бронирование  залов,  приглашение  тренеров,  рассылка  материалов).

Поддержка командировок:
— бронирование  билетов  и  гостиниц;

— оформление  виз  и  страховок;

— составление  маршрутов;

— формирование  авансовых  отчётов  по  командировкам  и  представительским  расходам.

Коммуникация и обслуживание гостей:
— приём  и  маршрутизация  входящих  звонков,  ведение  телефонных  переговоров;

— встреча  и  сопровождение  гостей,  партнёров,  клиентов;

— поддержка  внутренних  коммуникаций:  рассылка  объявлений,  информирование  сотрудников  о  новостях  компании.

IT‑поддержка и онлайн‑мероприятия:
— обеспечение  видеосвязи  и  онлайн‑конференций (Zoom, Teams, Skypeamp;nbsp; настройка,  тестирование,  устранение  неполадок.

Адаптация и администрирование:
— помощь  в  адаптации  новых  сотрудников:  знакомство  с  офисом,  выдача  доступов,  оформление  рабочего  места;

— хранение  и  актуализация  контактной  информации  сотрудников;

— учёт мелких расходов, сбор и оформление первичных документов (чеков, квитанций).

Требования к кандидату:
— среднее  специальное  или  высшее  образование;

— опыт  работы  в  аналогичной  должности  от 1  года;

— уверенное  владение  ПК:  Microsoft Word,  Excel, Outlook,  интернет‑браузерами;

— навыки  работы  с  офисной  оргтехникой;

— знание  принципов  делопроизводства,  документооборота  и  архивного  дела;

— опыт  работы  с  системами  ЭДО, CRM  и ERP (в  т. ч. «1С: Предприятие»);

— грамотная  устная  и  письменная  речь,   хорошая  дикция;

— ответственность,  самоорганизованность,  пунктуальность,  внимательность  к  деталям;

— развитые коммуникативные навыки и умение работать в режиме многозадачности.

Условия работы:

работа в стабильной и динамично развивающейся компании;

— официальное оформление по ТК РФ, полностью белая заработная плата;

— график работы: с понедельника по пятницу с 09:00 до 18:00, обеденный перерыв — 1 час;

— возможности для профессионального роста и развития;

— комфортный офис в 3 минутах от станции метро «Чёрная Речка»;

— бесплатные чай, кофе и фрукты за счёт компании;

— оборудованная столовая для персонала;

— корпоративные мероприятия;

— испытательный срок — 2 месяца;

— уровень заработной платы — по результатам собеседования.